Как вести несколько проектов в одной компании: разделение финансов

Когда в одной компании запускается несколько направлений, возникает соблазн вести все деньги в "общем котле". Это фатальная ошибка, которая приводит к тому, что прибыльные проекты кормят убыточные, невозможно оценить эффективность каждого направления, а в кризис непонятно, что именно резать. Разделение финансов — это не бюрократия, а система принятия верных управленческих решений.

Представьте: у вас есть кофейня и кондитерский цех. Цех поставляет продукцию в кофейню и на сторону. Если все деньги свалены в кучу, вы не поймете, действительно ли цех прибылен или его "спасают" внешние продажи. А может, кофейня теряет деньги из-за неэффективного использования продукции цеха? Без раздельного учета вы управляете бизнесом вслепую.

Модели разделения финансов для разных ситуаций

Вариант 1: Центры финансовой ответственности (ЦФО)

Самая эффективная модель для среднего бизнеса. Вы делите компанию на отдельные "мини-бизнесы", каждый со своими доходами и расходами.

• Как работает: Каждый проект/направление становится центром прибыли. Руководитель направления отвечает за его финансовый результат.
• Что учитывать: Прямые доходы и расходы проекта. Если проекты используют общие ресурсы (офис, бухгалтера), эти затраты распределяются пропорционально (например, по доле выручки).
• Пример: IT-компания с отделами на разработку мобильных приложений и веб-сайтов. Каждый отдел — отдельный ЦФО со своей P&L (прибыли и убытки).

Вариант 2: Система внутренних заказов (Project Accounting)

Подходит для бизнесов, работающих по проектам: строительство, IT, консалтинг.

• Как работает: Каждый проект получает уникальный номер/код. Все затраты (зарплата сотрудников, закупки, аренда) привязываются к этому коду.
• Что учитывать: Фактические затраты по проекту против бюджета. Это позволяет видеть рентабельность каждого заказа в реальном времени.
• Пример: Дизайн-студия ведет одновременно 5 проектов. Бухгалтер распределяет время дизайнеров и закупки материалов по проектам, чтобы клиентские счета были точными.

Вариант 3: Раздельный учет по статьям в одной компании

Упрощенный вариант для малого бизнеса, когда создавать ЦФО еще рано.

• Как работает: В едином плане счетов заводите отдельные субсчета или аналитические разрезы для каждого направления.
• Что учитывать: Доходы и прямые переменные расходы по каждому проекту. Постоянные расходы можно учитывать общими.
• Пример: Магазин одежды начинает продавать обувь. В учете появляются статьи "Выручка - одежда" и "Выручка - обувь", "Себестоимость - одежда" и "Себестоимость - обувь".

Практические шаги по внедрению раздельного учета

Шаг 1: Определите правила распределения общих затрат

Самый сложный момент. Общие расходы (аренда, администрация, бухгалтерия) нужно распределять по справедливой базе:

• Пропорционально выручке каждого направления
• Пропорционально площади, которую занимает проект
• Пропорционально численности сотрудников
• Пропорционально времени, которое руководство тратит на проект

Выберите один метод и придерживайтесь его постоянно.

Шаг 2: Настройте инструменты учета

• Бухгалтерские программы: Современные облачные сервисы (например, на базе Falcon Space) позволяют вести многомерный аналитический учет без сложных настроек.
• Банковское обслуживание: Откройте отдельные субсчета для каждого направления или используйте одну карту, но с обязательной маркировкой операций.
• Система бюджетирования: Составляйте отдельные бюджеты доходов и расходов (БДР) для каждого проекта.

Шаг 3: Автоматизируйте сбор данных

Чтобы учет не отнимал много времени:

• Внедрите систему выставления счетов с пометкой проекта
• Настройте правила категоризации банковских операций
• Используйте мобильные приложения для учета времени сотрудников по проектам

Какие ошибки совершают при разделении финансов

• Слишком сложная система. Начинают с детализации до копейки, забрасывают через месяц. Начните с учета основных доходов и прямых расходов.
• Неверное распределение общих затрат. Например, распределяют аренду пропорционально выручке, когда один проект занимает 80% площади.
• Отсутствие единой методологии. В одном месяце распределяют по выручке, в другом — по численности. Так нельзя сравнивать данные.
• Учет только денег, а не ресурсов. Не учитывают время собственника, которое уходит на разные проекты.

Раздельный учет финансов — это как приборная панель в самолете. Без нее вы не знаете, какой двигатель работает нормально, а какой вот-вот заглохнет. Это позволяет принимать жесткие, но необходимые решения: закрывать убыточные направления, инвестировать в перспективные и оптимизировать использование общих ресурсов.

Ключевая мысль: Разделение финансов между проектами — это не усложнение учета, а его упрощение. Вы получаете ясную картину, что работает, а что нет, и перестаете тратить деньги успешных проектов на поддержку неудачников.