Как организовать систему закупок в малом бизнесе
Неконтролируемые закупки — это одна из главных дыр, через которую утекает прибыль малого бизнеса. То менеджер купил ручки по завышенной цене, то закупщик заключил договор с "своим" поставщиком, то на складе внезапно закончился критически важный товар. Система закупок — это не про бюрократию, а про контроль денег и бесперебойность работы.
Шаг 1: Определяем, кто и что закупает
Первый шаг — прекратить хаос, когда закупками занимается кто попало и когда попало.
- Централизуйте процесс: Назначьте ответственного за закупки. Даже если это один человек (бухгалтер, директор, отдельный менеджер), он должен быть один. Все заявки должны идти через него.
- Введите понятие "номенклатуры": Составьте единый справочник товаров и материалов, которые вы покупаете. У каждого товара должен быть свой код, название и, желательно, утвержденный основной поставщик. Это предотвратит ситуацию, когда один и тот же товар в системе проходит как "Болт М8х50", "Болт М8*50" и "Болт метиз 8мм" — и вы не можете понять, сколько их всего куплено.
- Разделите закупки по типам:
- Стандартные (регулярные): Канцелярия, хозтовары, расходники. Для них можно создать стандартные заказы и работать по предоплате.
- Оперативные (срочные): Сломался принтер, срочно нужен картридж. Для них нужен упрощенный, но все же контролируемый регламент.
- Стратегические (капитальные): Оборудование, дорогая мебель, лицензии на ПО. Здесь нужен тщательный анализ и несколько поставщиков для сравнения.
Шаг 2: Внедряем простую систему заявок
Никто не должен просто так подойти к закупщику и сказать: "Мне нужен новый монитор". Все запросы должны быть оформлены.
- Заявка на закупку: Это может быть простая Google-форма, задача в Trello или специальный документ. В заявке должно быть указано:
- Кто подает заявку (отдел, ФИО).
- Что именно нужно (согласно номенклатуре, с артикулом, если возможно).
- Количество.
- Для чего нужен товар (обоснование).
- Крайний срок, к которому нужно.
- Бюджет (если сотрудник может его предположить).
- Согласование: Заявка должна быть согласована руководителем подразделения. Это исключает спонтанные и ненужные покупки.
- Статусы заявки: "Подана" -> "Согласована" -> "В работе у закупщика" -> "Заказано" -> "Получено". Так все видят, на каком этапе находится их запрос.
Шаг 3: Наводим порядок с поставщиками
Цена и надежность поставщика напрямую влияют на вашу себестоимость и репутацию.
- Создайте базу поставщиков: Простая таблица в Excel или Google Sheets: название, контакты, что поставляют, реквизиты, условия (скидки, отсрочка), история жалоб.
- Проводите регулярный тендер: Раз в полгода-год по ключевым для вас товарам запрашивайте коммерческие предложения у 2-3 новых поставщиков. Сравнивайте не только цену, но и условия доставки, отсрочку платежа, возврат.
- Не кладите все яйца в одну корзину: Иметь основного и запасного поставщика по критичным позициям — правило выживания. Если основной подведет, вы не остановите производство.
- Подписывайте договоры: Даже с самыми мелкими поставщиками. Договор — это не формальность, а инструмент защиты. В нем должны быть прописаны штрафы за срыв поставок, условия возврата и процедура разрешения споров.
Шаг 4: Контролируем склад и остатки
Закупки без учета остатков — это прямые потери.
- Минимальный склад: Ведите хотя бы простой учет в таблице. Фиксируйте приход, расход и остатки.
- Установите точку заказа: Для каждого товара определите минимальный остаток, при котором нужно запускать новую закупку. Например, "когда остается 10 штук, заказываем партию в 100 штук". Это предотвратит ситуацию "закончилось внезапно".
- Регулярная инвентаризация: Раз в месяц или квартал пересчитывайте самые ходовые и дорогие позиции. Расхождения — это сигнал о проблемах (кражи, ошибки учета, пересорт).
Шаг 5: Автоматизируйте и анализируйте
Когда процессы отлажены, их можно упростить с помощью технологий.
- Используйте облачные таблицы: Для старта хватит Google Sheets или Excel с общим доступом. Можно создать простые формы для заявок, которые будут автоматически попадать в таблицу.
- Внедрите учетную систему: Для растущего бизнеса есть недорогие облачные CRM и ERP-системы, где есть модули закупок, склада и управления финансами. Они позволяют автоматически формировать отчеты.
- Анализируйте расходы: Раз в месяц смотрите отчет: на что больше всего потратили, у каких поставщиков, есть ли динамика роста цен. Это поможет находить точки для экономии.
Ключевой вывод: Система закупок — это не про запреты, а про правила игры, которые понятны всем. Она не должна быть громоздкой. Начните с самого простого — назначьте ответственного и введите заявки. Уже это простое действие сэкономит вам 10-15% от всех затрат на закупки в первый же месяц.
Дата обновления: 05.12.2025
