Что такое кассовый аппарат для ИП и когда его нужно ставить

С 2019 года практически все предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. Но многие до сих пор не понимают, нужна ли им касса, какую выбрать и как использовать. Разберем простым языком все про кассовые аппараты для ИП.

Что такое онлайн-касса и чем она отличается от старой

Старая касса (до 2017 года):

• Работала автономно
• Фиксировала данные на контрольной ленте
• Требовала частого обслуживания
• Налоговая узнавала о операциях только при проверке

Онлайн-касса (современная):

• Подключена к интернету
• Отправляет каждый чек в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД)
• Формирует чеки с QR-кодом
• Может интегрироваться с товароучетными системами
• Налоговая видит все операции в реальном времени

Кому нужна онлайн-касса

Общее правило: Все кто принимает оплату наличными или картами от физических лиц или других ИП/ООО.

Обязательно нужна:

• Магазины розничной торговли
• Интернет-магазины
• Кафе и рестораны
• Услуги для населения (салоны красоты, ремонт, образование)
• Арендодатели, сдающие жилье

Кто может работать без онлайн-кассы

Льготные категории (п. 2 ст. 2 54-ФЗ):

• ИП без сотрудников на ПСН или УСН, оказывающие услуги населению (перечень в Постановлении № 698)
• Продажа непродовольственных товаров на рынках и ярмарках
• Продажа мороженого и безалкогольных напитков в розлив
• Ремонт обуви и изготовление ключей
• Уход за детьми и больными
• Сбор утильсырья

Важно: Даже льготники должны по требованию клиента выдать документ, подтверждающий оплату (бланк строгой отчетности).

Какую кассу выбрать

Для розничного магазина:
Стационарная касса с фискальным накопителем, денежным ящиком, сканером штрих-кодов.

Для услуг и выездной торговли:
Мобильная касса на смартфоне или планшете с кард-ридером.

Для интернет-магазина:
Не нужна физическая касса, но должна быть возможность формировать онлайн-чеки через CRM или сервис.

Стоимость кассового оборудования

Оборудование: от 15 000 до 40 000 руб.
Фискальный накопитель: от 7 000 руб. (меняется раз в 13-36 месяцев)
Подписка ОФД: от 3 000 руб./год
Настройка и регистрация: от 3 000 руб.

Итого стартовые затраты: 25 000 - 50 000 руб.

Пошаговая установка кассы

Шаг 1: Покупка оборудования
Выберите кассу, подходящую для вашего бизнеса. Популярные бренды: Атол, Штрих-М, Эвотор.

Шаг 2: Заключение договора с ОФД
Выберите оператора фискальных данных (Такском, ОФД.ру, Тензор).

Шаг 3: Регистрация в налоговой
Подайте заявление через личный кабинет на сайте nalog.ru. Регистрация занимает до 5 рабочих дней.

Шаг 4: Настройка и подключение
Настройте кассу, подключите к интернету, протестируйте.

Шаг 5: Начало работы
Пробивайте первый чек и начинайте работу.

Что будет если работать без кассы

Штрафы по ст. 14.5 КоАП:

• Для ИП: от 25% до 50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб.
• Для ООО: от 75% до 100% от суммы расчета, но не менее 30 000 руб.
• При повторном нарушении: приостановка деятельности до 90 дней

Налоговая активно проводит проверки, особенно по жалобам клиентов.

Как сэкономить на кассе

Аренда кассы
Вместо покупки можно арендовать кассу за 2 000 - 5 000 руб./мес. Выгодно на старте или для сезонного бизнеса.

Мобильные решения
Приложения для смартфона с кард-ридером обходятся дешевле стационарных касс.

Комплексные решения
Если вы используете платформы для автоматизации бизнеса, например Falcon Space, там часто есть встроенная модуль онлайн-касс, который интегрируется с вашим сайтом и CRM, что избавляет от необходимости покупать отдельное оборудование для интернет-продаж.

Онлайн-касса — это не просто расходы, а инструмент, который помогает автоматизировать учет, работать легально и вызывать доверие у клиентов. Не откладывайте установку кассы — штрафы могут значительно превысить стоимость оборудования.